Rapport Communicatie overzicht

In dit communicatie overzicht worden de communicatiedoelstellingen, doelgroepen, middelen en de communicatie organisatie weergegeven. In het jaarplan CO2 wordt de planning van de interne en externe communicatiemomenten ingepland.

Doelstellingen

De CO2-communicatie zal het belang van CO2-management voor de organisatie beschrijven. Zowel intern als extern moet de communicatie inzicht geven in het CO2-beleid en de prestaties. Daarbij moet de noodzaak van CO2-reductie voor iedereen duidelijk zijn (kennis). Bij de interne doelgroepen moet de communicatie daarnaast ook resulteren in een attitude- en gedragsverandering. Verder is het belangrijk om duidelijk en regelmatig te communiceren.

De KAM-coördinator is aangesteld als verantwoordelijke voor het beheer van de CO2-Prestatieladder. Hij of zij draagt zorg voor het periodiek vaststellen van veranderingen binnen de organisaties footprint en de effectiviteit van ingevoerde reductiemaatregelen. De KAM-coördinator heeft als taak om deze verkregen inhoudelijke input te vertalen in toegankelijke teksten/illustraties en die vervolgens zowel intern als extern te publiceren.

Algemene doelstelling
De CO2-communicatie moet bijdragen tot bewustwording (kennis), veranderingsbereidheid (houding) en vermindering (gedrag). Daarnaast moet de communicatie zorgen voor inzicht voor alle stakeholders.

Halfjaarlijks wordt intern en extern communiceren over (minimaal):

• het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf
• projecten waarop gunningsvoordeel is verkregen
• het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf
• de behaalde besparingen in CO2-uitstoot
• de mogelijkheden voor individuele bijdrage(n) door medewerkers
• overige informatie voor stakeholders ten aanzien van CO2 reductie.

Wijze van communicatie
Alle communicatie over de CO2 Prestatieladder via de bedrijfseigen website dient te voldoen aan de volgende eisen:

• Bereikbaar op bedrijfsnaam en volgens de zoekterm CO2 Prestatieladder of CO2 beleid
• Publicatie van geldig certificaat
• Wanneer een nieuwe versie van een document wordt uitgegeven, dan wordt dit document op de website bijgewerkt
• Alle onderstaande documenten worden gepubliceerd op de website:
  – o 3.B.1: Jaarplan CO2
  – o 3.C.1; Jaarplan CO2
  – o 3.D.1: Jaarplan CO2
• De volgende documenten worden op de website van SKAO gepubliceerd:
  – o 3.D.1: Jaarplan CO2

Doelgroepen

Groep A

Deze groep heeft veel invloed op en heeft veel belang bij het gevoerde beleid en is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij worden overal van op de hoogte gehouden en waar nodig geraadpleegd:

• Medewerkers: het energiebeleid is van invloed is op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij het moeten uitvoeren en met ideeën moeten komen
• Opdrachtgevers hebben veel belang bij de CO2 reductie ambitie, aangezien een hoge ambitie ook kan uitstralen naar deze opdrachtgevers. De invloed is ook hoog aangezien zij eisen kunnen stellen in de inkoopvoorwaarden. [bedrijven, particulieren, overheden]

Groep B
De stakeholders in deze groep hebben veel invloed, maar weinig belang en worden daarom geïnformeerd. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden:

• Stichting Klimaatvriendelijke Aanbesteden en Ondernemen (SKAO) heeft veel invloed op het CO2-beleid, omdat zij eigenaar is van de CO2-prestatieladder. Het belang in de individuele organisatie is klein, zij stellen meer belang in de groep bedrijven die een ladderbeoordeling ondergaat/heeft ondergaan.

Groep C
De groep die weinig invloed maar veel belang heeft in het energiebeleid en de reductiedoelstellingen is de grootste groep. Omdat ze niet veel invloed hebben zullen deze niet geraadpleegd hoeven te worden bij het nemen van beslissingen, maar ze zullen wel tevreden moeten worden gehouden.

• Concurrenten [aannemers, GWW, groen en installatie] zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop de organisatie scoort op de CO2-prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een behoorlijk concurrentievoordeel of –nadeel opleveren
• Leveranciers zijn betrokken in het energiebeleid, omdat deze in kan houden dat een groot deel van de leveranciers ook de footprint moet aanleveren. Dit wordt in de inkoopeisen opgenomen. De verwachting is dat de meeste vaste leveranciers goed gestemd zijn over de reductie van CO2 -uitstoot en willen hier graag aan meewerken. •
• Certificerende instellingen hebben er belang bij dat er goed gewerkt wordt aan het energiebeleid, en dat er ambitie is om op de CO2-prestatieladder te scoren. Dat betekent namelijk werk voor hen.

Groep D
Deze groep heeft weinig invloed maar ook weinig belang en zal dus de minste aandacht verdienen. Wel wordt deze groep geïnformeerd via algemene middelen, zoals de website.

• De overheden in wiens invloedssfeer de organisatie ligt zijn over het algemeen geïnteresseerd in de prestaties van bedrijven op het gebied van duurzaamheid, maar ze zullen niet bovengemiddeld geïnteresseerd zijn in de precieze score van van Delft op de CO2prestatieladder.

Intern
De belangrijkste interne belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep van de interne communicatie:

• Kantoormedewerkers
• Uitvoerende medewerkers
• Managementteam/directie.

Extern
De belangrijkste externe belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep van de externe communicatie:

• Leveranciers, klanten, media, belangenorganisaties
• Derden (overige bezoekers van onze internetsite)

Organisatie